Η ξενοδοχειακή εταιρεία Rest Club φιλοξενεί για 15 ημέρες (14 διανυκτερεύσεις, διατροφή) κάθε επιλεγμένο καλλιτέχνη/ιδα για την παραγωγή των έργων ή project.
Κάθε καλλιτέχνης, αν επιθυμεί, μπορεί να συνοδεύεται από ένα ακόμη άτομο (για παιδί κάτω των 7 ετών απαιτείται έγκαιρη ενημέρωση). Η αξιολόγηση των φακέλων των υποψηφίων καλλιτεχνών/ιδων έγινε από επιτροπή που αποτελείται από έναν καλλιτέχνη, έναν εκπρόσωπο γκαλερί, τον εκπρόσωπο της ξενοδοχειακής εταιρείας Rest Club. Κατα περίσταση συμβουλευτικό ρόλο έχουν και συνεργαζόμενοι με τις εταιρείες ιστορικοί τέχνης.

Οι καλλιτέχνες/νιδες φθάνουν με δικά τους μέσα στο ξενοδοχείο (χάρτης βρίσκεται στο site) υπογράφουν τον κανονισμό του ξενοδοχείου και τακτοποιούνται στα δωμάτια τους. Ξεναγούνται στους χώρους και στα εργαστήρια και ενημερώνονται για το πρόγραμμα του 15μέρου ( πάρτυ, συζητήσεις, συνέδρια, θεατρικές παραστάσεις κλπ.) Τα ονόματα των καλλιτεχνών/ιδων είναι αναρτημένα, ώστε να γνωριστούν μεταξύ τους και για πιθανές μελλοντικές συνεργασίες. Τα μέλη της επιτροπής επισκέπτονται τους/τις καλλιτέχνες/νιδες και παρακολουθούν την πρόοδο των projects τους. Στο τέλος της διαμονής επιλέγει η επιτροπή σε συνεργασία με τον/την καλλιτέχνη ένα έργο που θα παραχωρίσει και θα παραμείνει στη συλλογή της ξενοδοχειακής εταιρείας Rest Club. Τα παραχθέντα έργα παραμένουν στην κατοχή του/της καλλιτέχνη/ιδος και αποχωρώντας τα παίρνει μαζί του/της. Ο/Η καλλιτέχνης/ις φροντίζει για τα υλικά της παραγωγής των έργων, ενώ μια λίστα με καταστήματα που διαθέτουν υλικά βρίσκεται στη διάθεση των καλλιτεχνών/ιδων. Οι υπεύθυνοι της Open Art Residency μπορούν να παρέχουν περεταίρω εξειδικευμένες πληροφορίες.

Η αποδοχή της συμμετοχής είναι δεσμευτική για τον/την καλλιτέχνη λόγω του περιορισμένου αριθμού των συμμετοχών. Αν τυχόν προκύψει κάποιου είδους κώλυμα παρακαλείται ο/η καλλιτέχνης να ενημερώσει ένα μήνα πριν ώστε η θέση να καταληφθεί από άλλο άτομο.